Mit der Direct Routing-Funktion telefonieren Unternehmen direkt aus dem Microsoft Teams-Client im öffentlichen Telefonnetz. Damit der Umstieg auf Microsoft Teams-Telefonie reibungslos gelingt, braucht es neben einem kompetenten Telekom-Netzbetreiber vor allem eines: gute Vorbereitung! Wir verraten Ihnen 5 Tipps, wie Sie Ihre Telefonie-Lösung mit Microsoft Teams erfolgreich planen und umsetzen.
Immer mehr Unternehmen entscheiden sich dafür, die beliebte Kollaborations-App Microsoft Teams auch für die Business-Telefonie einzusetzen. Die Anbindung von MS Teams an das öffentliche Telefonnetz via SIP Trunk ermöglicht es, direkt aus dem Microsoft Teams-Client Anrufe zu jedem Festnetz- und Mobilanschluss der Welt zu tätigen.
Die Vorteile liegen auf der Hand: Sie haben alle Anrufe in nur einem Tool und nutzen zusätzlich alle Funktionen von Microsoft Teams, wie z.B. File-Transfer, Terminverwaltung bis hin zu Konferenzen (Web, Audio und Video). Angesichts der anhaltenden Corona-Krise und Homeoffice-Phasen eine kluge Entscheidung!
Die Voraussetzungen: eine entsprechende Microsoft/Office 365 Lizenz, ein zertifizierter Session Border Controller (SBC) und ein passender Telefonnetzbetreiber mit SIP Trunk.
Für den erfolgreichen Umstieg auf Microsoft Teams-Telefonie gibt es allerdings noch einen entscheidenden Erfolgsfaktor: die Vorbereitung!
Wir möchten 5 Praxis-Tipps mit Ihnen teilen, wie Sie Ihren Microsoft Teams-Client garantiert reibungslos zur IP-Telefonanlage aufrüsten – und damit auch extern telefonieren können:
5 wichtige Überlegungen vor dem Umstieg auf Microsoft Teams-Telefonie
1. Dokumentieren Sie Ihre Anforderungen
Eine Microsoft Teams Telefonie-Lösung bietet viele Möglichkeiten – manche Funktionalitäten einer Telefonanlage lassen sich aber nur in Verbindung mit einer Cloud-Telefonanlage umsetzen.
Überlegen Sie daher im Vorfeld, welche Anforderungen Sie an eine Telefonanlage haben: Welche Telefonie-Funktionen und Anwendungen nutzen Sie bereits bzw. welche möchten Sie künftig verwenden? Befragen Sie dazu auch Ihre Mitarbeiter/innen bzw. Kolleg/innen!
2. Erfüllen Sie die technischen Voraussetzungen
Um Ihre Telefonie in Microsoft Teams zu integrieren („Direct Routing“) braucht es nicht viel. Um diese drei Voraussetzungen sollten Sie sich aber vor dem Projektstart unbedingt kümmern:
Die entsprechenden Microsoft bzw. Office 365 Lizenzen für Direct Routing von Microsoft.
Einen kompatiblen, zertifizierten und redundanten „Session Border Controller“ (SBC), den Ihnen Ihr Telefonnetzbetreiber in seiner Cloud zur Verfügung stellt.
Die Anbindung an das öffentliche Telefonnetz über einen SIP Trunk, den Ihnen ein Telefonnetz-Betreiber anbietet (z.B. GfK mit Ikarus als „Microsoft Teams Trusted Advisor“).
Ein kompetenter Telekom-Netzbetreiber wie Ikarus an Ihrer Seite bietet über die reine SIP Trunk-Anbindung hinaus noch viele weitere Vorteile, wie z.B. virtuelle Festnetz- und Servicerufnummern in diversen Länder, Callcenter-Modul inklusive Reporting, Einbindung von vorhandenen SIP-Telefonen bzw. DECT- und analogen Endgeräten u.v.m.
3.Wählen Sie einen kompetenten Telekom-Netzbetreiber
Es mag banal klingen, aber mit der Auswahl des „richtigen“ Telekom-Netzbetreibers (SIP Provider) steht und fällt Ihr Microsoft Teams Telefonie-Projekt. Mittlerweile wird die Telefonie-Integration in MS Teams von vielen Netzbetreibern unterstützt. Wie also die richtige Entscheidung treffen?
Darauf sollten Sie bei der Wahl eines zuverlässigen Telefon-Netzbetreibers achten:
Ist der Provider ein am Markt etabliertes Unternehmen? Verfügt er über Erfahrung mit der Umsetzung von Microsoft Teams-Telefonie?
Werden günstige, internationale Telefontarife zu Fest- und Mobilnetzen angeboten – besonders in Ihre häufigen Anrufdestinationen?
Bietet der Netzbetreiber im Bedarfsfall eine Hybrid-Lösung mit einer cloud-basierten IP-Telefonanlage?
Werden noch andere Telekommunikationsdienstleistungen, wie z.B. Servicerufnummern oder spezielle Telefonie-Funktionen?
Haben Sie eine persönliche Ansprechperson und ist diese gut erreichbar? Gibt es eine 24/7 Notfall-Hotline für technische Probleme?
Ikarus/GfK verfügt über mehr als 30 Jahre Erfahrung im Telekommunikationsbereich.
4.Holen Sie sich fundierte Unterstützung für den Umstieg
Auch wenn die Einrichtung von Microsoft Teams-Telefonie keine Raketenwissenschaft ist: Klären Sie vor dem Projektstart, ob Ihre Microsoft-Spezialist/innen im Unternehmen über genug Ressourcen und Know-how verfügen, um das Konfigurieren des Microsoft Team-Accounts intern vorzunehmen.
Ist das nicht oder nur eingeschränkt der Fall, empfiehlt es sich, die Einrichtung an einen zertifizierten Microsoft-Partner auszulagern.
Mit einem kompetenten Telekom-Netzbetreiber an Ihrer Seite können Sie sicher gehen, dass der Telefonie-Part erfolgreich umgesetzt wird. Achten Sie daher bei der Auswahl Ihres Providers auf entsprechenden Support – das spart im Ernstfall Zeit und Nerven!
Haben Sie sich für eine Hybrid-Lösung in Kombination mit einer Cloud-Telefonanlage entschieden, übernimmt Ihr VoIP-Telefonanlagen-Anbieter gerne für Sie die Konfiguration der Telefonanlage. Damit ist ein einfach zu bedienendes Self-Service-Portal für später garantiert!
5.Planen Sie genug Zeit für die Testphase ein
Wie bei allen Veränderungen gilt: Nehmen Sie sich ausreichend Zeit, um Ihre neue Microsoft Teams Telefonie-Lösung ausgiebig zu testen. Binden Sie die Tests am besten in Ihren täglichen Arbeitsalltag ein – so erhalten Sie einen möglichst realistischen Eindruck.
Überprüfen und dokumentieren Sie, ob sämtliche Prozesse, Funktionen und Einstellungen im neuen System übernommen wurden und korrekt funktionieren.
Wichtig: Geben Sie nach der Umstellung auch Ihren Mitarbeiter/innen bzw. Kolleg/innen ausreichend Zeit, um das neue Telefonie-System zu testen und damit warm zu werden. Bieten Sie außerdem Schulungen an, die den Umstieg erleichtern.
Sie sind noch auf der Suche nach einem Session Border Controller (SBC) oder dem richtigen Netzbetreiber?
Ikarus/GfK verfügt über mehr als 30 Jahre Erfahrung im Telekommunikationsbereich.
Gerne setzen wir auch für Ihr Unternehmen die Telefonie-Integration in Microsoft Teams um! Unsere Expertinnen und Experten beraten Sie gerne persönlich – kontaktieren Sie uns!
